Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам

«Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам» (далее Библиотека) включает документы и материалы, постоянно требующиеся многим сотрудникам и руководителям, работа которых связана с развитием, обеспечением эффективности и управлением организацией. 

Библиотека предназначена для решения следующих практических задач

• Описание, актуализация и оптимизация бизнес-процессов
• Построение и развитие системы управления бизнес-процессами
• Проектирование и развитие бизнес-архитектуры организации
• Обеспечение исполнения бизнес-процессов и регламентов
• Систематизация и распространение знаний в организации, обучение и вовлечение сотрудников
• Эффективное управление проектами
• Построение и развитие системы управления операционными рисками
• Построение и развитие системы менеджмента качества
• Цифровизация и цифровая трансформация
• Разработка стратегий, планов по их реализации, показателей KPI

Внедрение и использование Библиотеки имеет следующие экономические эффекты и выгоды для организации

• Снижение трудозатрат на разработку документов, выполнение проектов, обучение сотрудников. 
• Улучшение показателей KPI бизнес-процессов и эффективности работы персонала. 
• Возможность выполнить большой объём задач собственными силами без привлечения внешних консультантов, т.е. дополнительных расходов. 
• Минимизация операционных рисков и ошибок за счёт готовых проверенных на практике материалов и решений. 
• Особенную ценность Библиотека представляет для пользователей Business Studio, т.к. многие документы и материалы подготовлены с учётом специфики Business Studio.

Пользователи

Библиотека будет полезна для всех подразделений организации, в первую очередь для следующих: управление бизнес-процессов и методологии (процессный офис), управление информационных технологий, управление стратегического и организационного развития, управление операционных рисков, служба персонала, проектный офис, бизнес (продуктовые) подразделения, служба качества и стандартизации.

Структура и материалы Библиотеки

1. Образцы документов

1.1. Нормативные документы (8 документов)

• Положение о бизнес-процессах (на примере финансовой организации)
• Шаблон стандарта бизнес-процесса
• Соглашение по бизнес-моделированию в Business Studio (несколько нотаций)
• Соглашение по бизнес-моделированию в нотации BPMN
• Методика описания бизнес-процессов (на примере финансовой организации)
• Методика оптимизации бизнес-процессов (на примере финансовой организации)
• Методика аудита и доработки бизнес-архитектуры организации в Business Studio
• Соглашение SLA Управления бизнес-процессов и методологии

1.2. Организационные и технические документы (16 документов)

• Методы внедрения изменений и процессного управления на практике
• Стратегический план по бизнес-процессу (шаблон)
• Стратегия управления бизнес-процессами (шаблон)
• Техническое задание на разработку и внедрение электронной базы знаний (HTML, Портал)
• Памятка к электронной базе знаний (HTML, Портал)
• Матрица рабочих групп по бизнес-процессам
• Матрица согласования бизнес-процессов
• Анкеты для сбора информации по описанию и актуализации бизнес-процессов (3 анкеты)
• Анкеты для анализа и оптимизации бизнес-процессов (5 анкет)
• План полного аудита собственной Бизнес-модели в Business Studio 
• План проекта по описанию бизнес-процессов с помощью Business Studio 
• Чек-лист аудита бизнес-процесса
• Приказ по описанию бизнес-процессов
• Приказ по управлению изменениями
• План (порядок) разработки графической модели процесса в Business Studio
• Чек-лист для диагностики и аудита системы управления бизнес-процессами (СУБП)

1.3. Структурные регламенты по бизнес-процессам и методологии (6 документов)

• Положение об Отделе по управлению бизнес-процессами
• Должностная инструкция Начальника отдела по управлению бизнес-процессами
• Должностная инструкция Ведущего специалиста отдела по управлению бизнес-процессами
• Положение о Комитете по управлению бизнес-процессами
• Положение об Отделе методологии
• Положение о рабочей группе проекта

1.4. Менеджмент качества (19 документов)

• Анкета по оценке удовлетворённости клиентов
• Должностная инструкция Внутреннего аудитора СМК
• Должностная инструкция Директора по качеству
• Заявка на изменение (процессов, продуктов, бизнес-архитектуры)
• Концепция стандартизации и качества
• Отчёт о функционировании и результативности СМК (сводный)
• Отчёт о результатах анализа изменений и их влияния
• Отчёт по оценке удовлетворённости клиентов
• Отчет по результатам внутреннего аудита СМК
• План внутреннего аудита СМК
• Политика в области качества
• Положение о Комитете по качеству
• Положение о Службе качества
• Приказ о начале проекта СМК
• Приказ о проведении внутреннего аудита СМК
• Приказ о создании главной рабочей группы по СМК
• Программа внутренних аудитов СМК на год (реестр аудитов)
• Стандарт качества обслуживания клиентов (на примере банка)
• Чек-лист (вопросник) для внутреннего аудита СМК

1.5. Управление персоналом (8 документов)

• Анкета по оценке удовлетворённости персонала
• Отчёт по оценке удовлетворённости персонала
• Анкеты для описания и актуализации организационной структуры
• Анкеты для анализа и оптимизации организационной структуры
• Анкеты для обследования и оптимизации работы службы персонала
• Карта полномочий руководителя подразделения (типовая)
• Положение о Корпоративном университете
• Соглашение SLA службы персонала

1.6. Управление операционными рисками (10 документов)

• Методика управления операционными рисками
• Типовые операционные риски бизнес-процессов (список)
• Должностная инструкция Директора департамента рисков
• Положение об Отделе операционных рисков
• Отчёт «Операционные риски и операционные убытки бизнес-процесса (расчёты)»
• Отчёт «Анализ всех возможных операционных рисков и статистика»
• Отчёт «Контроль предупреждающих действий для идентифицированных рисков»
• Отчёт «Анализ фактов всех операционных рисков с детализацией убытков (расчёты)»
• Отчёт «Расчёт суммы чистых (фактических) убытков (потерь)»
• Отчёт «Статистика и анализ по типу события операционного риска»

2. Аналитические и расчётные таблицы Excel (8 файлов)

• Расчёт оптимальной численности персонала в подразделениях и бизнес-процессах
• Анализ актуальности процессов
• Анализ операционных рисков процесса
• Анализ уровня автоматизации процесса
• Анализ уровня зрелости процесса
• Анализ фрагментарности процесса
• Ранжирование процессов (важность, проблемность)
• Сравнительный анализ и поддержка принятия решений

3. Организационные структуры и взаимодействие подразделений

• Бизнес-архитектура организации (схема взаимодействия подразделений)
• Департамент бизнес-архитектуры и процессный офис
• Департамент риск-менеджмента (включая управление операционных рисков)
• Департамент маркетинга
• Управление персонала
• Финансово-экономическое управление
• Служба качества

4. Показатели KPI 

В сумме более 200 показателей KPI для 9 бизнес-процессов (включая структурные подразделения).

• Управление процессами и организационное развитие. Включая оценку работы процессного офиса.
• Управление персоналом и организационной структурой. Включая оценку работы департамента персонала.
• ИТ-процессы (информационные технологии и автоматизация). Включая стандарты ITIL / ITSM.
• Управление операционными рисками. Включая оценку работы департамента операционных рисков.
• Менеджмент качества
• Обеспечение безопасности
• Управление продуктами
• Функционирование колл-центра
• Юридическое обеспечение

5. Карты анализа проблем и решений (Cause and Effect Diagram, диаграммы Исикавы)

Анализ проблем и причин (12 моделей)

• Неудовлетворённость клиентов
• Проблемы со сроками и качеством выполнения проектов
• Невыполнение показателей продаж
• Не реализуются стратегии, цели и показатели
• Регламенты процессов не исполняются
• Недостаток времени, перегрузки и задержки в работе
• Высокая текучесть кадров (частая смена персонала)
• Низкая корпоративная культура и уровень зрелости
• Высокие издержки и себестоимость бизнес-процессов (продуктов)
• Медленное описание бизнес-процессов
• Медленное выполнение бизнес-процессов
• Большое количество операционных рисков в бизнес-процессах

Карты решений (12 моделей)

• Как повысить удовлетворённость клиентов
• Как обеспечить соблюдение сроков и качества проектов
• Как повысить продажи продуктов и услуг
• Как реализовать стратегию, цели и показатели KPI
• Как обеспечить исполнение регламентов бизнес-процессов
• Как преодолеть недостаток времени, перегрузки и задержки в работе
• Как снизить текучесть кадров (частую смену персонала)
• Как повысить корпоративную культуру и уровень зрелости
• Как снизить издержки и себестоимость бизнес-процессов (продуктов)
• Как ускорить описание бизнес-процессов
• Как ускорить выполнение бизнес-процессов
• Как снизить количество операционных рисков в бизнес-процессах

6. Электронные книги и конспекты вебинаров

• Исаев Р.А. Практика управления процессами и проектами с применением Agile (Scrum, Kanban). Издание 2019 года. 
• Исаев Р.А. 22 практических метода для достижения совершенства процессов и бизнес-архитектуры. Издание 2020 года. 
• Исаев Р.А. Практика управления временем, личной и корпоративной эффективностью. Издание 2020 года.
• Исаев Р.А. 60 примеров успешных и проблемных проектов организационного развития. Издание 2021 года.
• Сборник «Секреты и полезные советы системы Business Studio» (включён в указанную выше книгу)
• Конспект вебинара «Бизнес-моделирование в Microsoft Visio: от стратегии к бизнес-процессам и качеству»

7. Модели процессов и процедур

• Финансовые процессы, финансовый менеджмент (7 моделей, форматы JPG, Visio): управленческий учёт и отчётность, бюджетирование, управление инвестиционными проектами.
• Взыскание просроченной задолженности
• Управление персоналом и организационной структурой: подбор персонала, приём сотрудников на работу, обучение и аттестация сотрудников, кадровые перемещения / изменение условий трудовых договоров, оценка удовлетворённости персонала, увольнение сотрудников, управление полномочиями.
• Управление рисками (операционными – 2 варианта, репутационными, правовыми, рыночными)
• Антикризисное управление
• Работа с претензиями клиентов
• Управление изменениями бизнес-архитектуры и обратная связь

8. Статьи

• Аудит и доработка бизнес-архитектуры организации в системе Business Studio
• Описание и оптимизация бизнес-процессов с минимальными инвестициями и рисками
• Необходимость и преимущества графического описания бизнес-процессов
• Как сделать незаменимой систему управления бизнес-процессами и обеспечить её работу на практике
• Методика оперативного управления бизнес-процессами
• Оперативное управление процессами с минимальными элементами процессного подхода
• Управление временем и личной эффективностью: практические решения для сотрудника 
• Инструменты бизнес-моделирования и особенности его применения 
• Направления дальнейшего развития процессного управления
• Бизнес-архитектура экосистемы банка (финансовой группы): как построить и что внутри
• От процессного управления к цифровой трансформации и ИТ-процессам. Версия 2.0

9. Стратегические карты

• Стратегическая карта «Корпоративная - развитие организации»
• Стратегическая карта «Развитие системы менеджмента качества»
• Стратегическая карта «Антикризисная»
• Стратегическая карта «Построение и развитие экосистемы финансовой группы»
• Стратегическая карта «Развитие системы управления операционными рисками»